Toespraak opening nieuw stadsarchief

Onze burgemeester mocht gisteren het nieuwe stadsarchief officieel openen met een speech.

Lees de hele toespraak hier!

TOESPRAAK OPENING ARCHIEF 21.3.2016

Beste aanwezigen,

Een archief wordt omschreven als een “ bewaarplaats van belangrijke gegevens, vastgelegd in documentenvorm, agenda’s, notulen, brieven, akten, foto’s, kaarten, films, video’s, en digitaal“.

De digitale mogelijkheden hebben in dit domein een revolutie teweeggebracht. Een massa documenten en gegevens worden nu gedigitaliseerd en opgeslagen in  e-depots. Daarnaast en daarenboven wordt ook deze zeer tijds-en arbeidsintensieve stap nu veelal overbodig en creêert men van in den beginne zg. “born-digital” – bronnen.

Uiteraard heeft dat dan weer een grote invloed op het bezoekersaantal van archieven, want veel wordt on-line raadpleegbaar.

Een archief, in welke vorm dan ook, blijft een uitermate belangrijke bron van gegevens en inlichtingen en mag zeker niet verwaarloosd worden. De kennis van het verleden blijft onontbeerlijk om het heden te kunnen begrijpen.

Wanneer we het woord “archief” uitspreken denken we misschien aan een donkere, stofferige ruimte met lange rijen van kasten, rekken, archiefdozen met onleesbare etiketten, slappe  lichtjes  , saaie bedienden met stofjassen aan uit een ver verleden. Niets is minder waar want een archief is een uitermate levendig iets dat alsmaar nieuwe gegevens prijsgeeft en nieuwe horizonten opent. En eens men er zich in stort, laat het je nooit meer los.

Uiteraard bezitten een organisatie zoals onze stad, ons OCMW, onze bib een uitgebreid en belangrijk archief.

De aanzet tot de verhuis van het archief ving aan in 2015.  Luc Coenen als archivaris bereidde dit voor met zijn toenmalige archiefmedewerkers. Sinds 1 januari & februari 2016 bestaat het archiefteam echter uit 2 volledig nieuwe medewerkers, wat zo niet voorzien was. Ook  Luc  viel tijdelijk uit, zodat hij de verhuis niet verder kon  opvolgen  en tijdelijk gedwongen werd afstand te nemen van “zijn kind”, m.n. het nieuwe archief.  Wij allen  wensen we hem een spoedig en duurzaam herstel toe: hij hoort immers thuis middenin ‘zijn’ archief ; het Liers archief zonder Luc Coenen , dat kan niet.

Dat nieuwe archiefteam kreeg meteen de grote uitdaging om in nauwelijks 6 weken tijd deze verhuis verder inhoudelijk en fysisch over te nemen en voor te bereiden: een Huzarenstukje. Gelukkig kregen ze daarbij goede ondersteuning van collega’s binnen de organisatie, o.m. vanuit departement Bestuursondersteuning.

Ook de inzet van de vele archiefvrijwilligers  was onmisbaar. Zonder hen was deze verhuis bijzonder lastig geworden. Misschien kan  het archiefteam hen  voordragen voor de titel van ‘Fierelier’, niet enkel voor hun inzet nav deze dubbele verhuis, doch ook voor hun vele jaren van gedreven inzet en blijvend engagement.

Wat verhuizen we nu precies?

Naast het stedelijk ambtelijk archief, beschikken we als stad én OCMW ook over het ambtelijk archief van het OCMW én thema-gerelateerde collecties, verbonden aan de stad Lier (& Koningshooikt). Vaak zijn deze laatste verbonden aan of gevolg van een gift door derden of buitenstaanders.

Eerste verhuisdeel: stedelijk statisch archief van de bibliotheek-locatie naar Dungelhoeff

Dat is het oudste archiefdeel dat voor  altijd wordt bewaard voor onderzoek.In de eerste verhuisweek 1 (15-19 februari) werden  18 verhuiswagens gevuld met statisch archief. Dit betekent dat er 432 karren werden volgeladen met om en bij de 17.000 archiefstukken en dozen. Deze werden verhuisd van het oud archief aan het Kardinaal Mercierplein (bibliotheek) naar het gloednieuwe archief op de Dungelhoeffsite. 17 technische verhuizers van stad en OCMW zorgden voor het goede verloop, onder de begeleiding van een aangerijkt archiefteam.

Tweede verhuisdeel: stedelijk semi-dynamisch archief van t Schaekberd naar Dungelhoeff

Dit deel is meestal ouder dan 1 jaar en bevat afgesloten dossiers, die echter soms nog moeten geraadpleegd worden; hiervoor bestaan wettelijke bewaartermijnen. In de tweede verhuisweek (29 februari-4 maart) zijn er 8 verhuiswagens ingezet om alle documenten en dossiers van het stedelijke semi-dynamische archiefdeel over te brengen naar het nieuwe archief. 182 karren werden gevuld met (voornamelijk) archiefdozen. Ook de eerste kaartdelen en plannen zijn gevolgd.

In het totaal zullen er ongeveer bijkomend 7.500 dozen verhuisd zijn. Om de verhuis vlot te laten verlopen, werd gebruik gemaakt van een schaarlift en transportband. Omwille van de hogere complexiteit, werden er meer dan 20 technische verhuizers van stad en OCMW Lier ingezet, wederom onder begeleiding van een VERRUIMD archiefteam.

Het echte archiefwerk begint pas nu(!)

Na deze dubbele stedelijke verhuis, begint het werk pas echt voor het nieuwe archiefteam. De meer dan 3 km(!) van dit verhuisde en gebundeld stedelijk archief (semi-dynamisch en statisch-archief) dient nu eerst doos-voor-doos en rek-voor-rek nagekeken, geïdentificeerd, geïnventariseerd, verschoond en uitgeselecteerd te worden. Dit is nodig om te komen tot de essentie van een archiefwerking: een efficiënte en klantvriendelijke ontsluiting via raadpleging en onderzoek, ten dienste van de bevolking en de eigen administratie. De start van een levend en écht dynamisch archief.

Een noodzakelijk Titanenwerk, waarvoor  veel tijd en geduld onontbeerlijk zijn. Dit archiefverhaal eindigt dus niet met deze dubbele verhuis: die was slechts het voorspel. Het echte archiefwerk voor het nieuwe archiefteam begint pas nu! Ik weet dat wij als Stad en OCMW kunnen rekenen op een  klein maar gemotiveerd nieuw team dat heeft gezorgd voor een eengemaakt archief van stad en OCMW.

Tot slot, in naam van Stad en OCMW, dank voor alle verhuisinzet aan allen die hebben meegewerkt aan deze operatie :

de secretaris en het  M-team

De harde kern van 4 verhuisvrijwilligers,

De 4 coördinatoren van de uitvoerende technische dienst en hun technische medewerkers

De vrijwilligers binnen de stadsadministratie

Het kleine & vernieuwde archiefteam van 2 voltijdse nieuwe archiefmedewerkers en 2 deeltijdse archiefassistenten die hiermee hun vuurdoop met glans hebben doorstaan

Hartelijk dank aan allen.

FRANK BOOGAERTS

Burgemeester